Cómo escribir un "e-mail" formal

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How to write a formal e-mail

Aunque existen numerosas formas de comunicación inmediata a través de redes sociales y aplicaciones de mensajería, el correo electrónico no ha dejado de ser una herramienta útil, especialmente en el plano formal. Por ello, en esta ocasión te compartiré algunas recomendaciones básicas para su elaboración. 

Email address

Es muy recomendable tener una cuenta de correo de un servicio suficientemente conocido Gmail o Outlook que permitan recordarlo o ubicarlo fácilmente. Si usas algún servicio poco conocido, podrías correr el riesgo de que lo olviden o confundan.

De igual forma, es importante que el nombre de tu correo sea sencillo, claro y ¡sin apodos!, quizás hasta puedas tener un correo exclusivamente para cuestiones académicas o profesionales. 

Form

Como parte de la forma de tu texto, cuida los espacios, el interlineado, tipo y tamaño de letra, la justificación y evitar el uso de contracciones, modismos, expresiones coloquiales, escribir todo en mayúsculas o usar emojis.

Subject

Recuerda incluir en la línea del asunto del correo una descripción breve pero clara de lo que deseas, se muy directo o concreto en esa línea.

En el asunto debe quedar claro el objetivo del correo, de tal modo que aunque no se abra éste, quién recibe, debe saber de qué se trata.

Opening or Salutation

En el inicio del correo, debes saludar e identificar hacía quién va dirigido, normalmente se señala el puesto o grado académico de la persona seguido de su apellido y terminando con una coma. El destinatario puede ser dirigido a un grupo de personas, a una dependencia o institución, o solo a un área de ésta. Observa estos ejemplos:

  • Dear Professor Sanders,
  • Dear Ph. Antonhy Burdeau, 
  • Dear Mr. Smith,
  • Dear Sir/Madam, 
  • Dear Step On English Manager
  • Dear Costumer Service, 
  • To whom it may concern, (para cuando no cocones a la persona a quien va dirigido)

Body

En tu primer párrafo debes presentarte e indicar el propósito de tu correo, este párrafo debe ser breve y muy concreto. Ejemplos:

  • I am Alan Gonzalez from EBC Grammar Company. I am writing you regarding the academy supplies you sent us last week.
  • My name is Alan Gonzalez. I am a regular customer of your bank and, I am writing to complain about the tellers' behavior in Texcoco branch, located in 206 Juarez Avenue.  
  • I am Susan Sparks, from the EPO. I would like to know information about the 2021 grants program.   
Posteriormente, deberás redactar con más detalles el asunto de tu correo, lo cual estará sujeto al propósito de éste. Se deben dar fecha u hora, lugar, implicados, motivos, circunstancias, etc.

Quizás requieras de más de un párrafo para hacerlo, en tal caso debes de cuidar que estos no sean extensos, toquen un punto a la vez y lleven una secuencia lógica.

Algunos asuntos comunes para enviar un correo son:

  • Requesting something
  • Apologizing for something
  • Complaining about a situation
  • Giving information.
  • Consulting about a result, information, or other.

Closing

Finalmente, como cierre, puedes incluir un párrafo donde indiques lo que esperas o agradeciendo la atención al asunto por el que escribes el correo, debes ser específico y cortes. Algunas formas de agradecer son:

  • I look forward for your answer/information.
  • I would appreciate it if you answer to this mail/question/complain.
  • I look forward to hearing from you
  • Thank you for your patience and cooperation.
  • Thank you for taking into consideration my suggestion/proposal/comments.
  • If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know.

Signature

Finalmente, el cierre que podrás hacer indicando tu nombre precedido de alguna expresión como:

  • Sincerely, 
  • Best regards,
  • Yours faithfully,
  • Yours truly,   

En el cierre, se deben evitar textos autogenerados por el correo, por ejemplo "Powered by..." o "Sent by iPhone". Si estas aparecen, es mejor borrarlas, si escribes de parte de una institución, se pueden usar plantillas o logos de la empresa.  

Espero que con estas sugerencias puedas redactar correos formales en inglés, y que en tu siguiente etapa académica y profesional, puedas hacerlos muy seguido.

Bibliografía

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